Tổng quan về chứng từ phần mềm kế toán 3TSoft

Post Views: 1.349

Tổng quan về hệ thống chứng từ

Chứng từ là nơi tác nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để tác nghiệp với chứng từ nào, người sử dụng chọn phần hành kế toán tương ứng và chọn đến chứng từ cần tác nghiệp. Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ thể hiện danh sách chứng từ đã được nhập trước đó. Cửa sổ này gồm 3 phần:

Thanh tiêu đề
Thanh công cụ với các nút chức năng
Danh sách chứng từ đã được nhập

Thanh tiêu đề

Thể hiện tên chứng từ đang thực hiện

Thanh công cụ với các nút chức năng

Là các chức năng cho phép người sử dụng thao tác với mỗi chứng từ, mỗi nút đều có phím tắt tương ứng. Khi người sử dụng muốn thực hiện một tác nghiệp nào đó thì có thể bấm vào “Nút” hoặc “Phím tắt” tương ứng với thao tác muốn thực hiện.

Thông tin	Diễn giải
	Nút “Làm mới dữ liệu”: Được sử dụng khi người dùng muốn biết thông tin của những người cùng làm việc trên phần mềm đối với chứng từ đang thực hiện.
	Nút “Chức năng”: Là nút thể hiện các thao tác với trạng thái của chứng từ. Mỗi chứng từ có thể thực hiện các thao tác như sau: – Cập nhật sổ cái: Khi được chọn chức năng này, chứng từ hiện thời đang chọn sẽ được cập nhật lên sổ sách kế toán. – Duyệt: Được sử dụng với đơn vị có quy mô lớn, chứng từ phải qua nhiều lần kiểm duyệt. Khi chức năng này được lựa chọn thì chứng từ hiện thời đã được duyệt nhưng chưa được cập nhật sổ cái. – Hủy: Chức năng này được lựa chọn khi người sử dụng muốn hủy trạng thái Cập nhật sổ cái hoặc Duyệt chứng từ. Tức là khi đó chứng từ sẽ không được cập nhật sổ sách kế toán. – Khóa chứng từ: Được lựa chọn khi người sử dụng muốn Khóa chứng từ hiện thời đang được chọn. – Mở chứng từ: Được lựa chọn khi người sử dụng muốn mở trạng thái khóa của chứng từ:
	Nút “Thêm mới chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn thêm mới một chứng từ. Nút “Thêm mới chứng từ” tương đương với phím tắt F2. Trên cửa sổ thêm mới chứng từ người sử dụng cũng có thể thực hiện các thao tác như sau: – Thêm mới: Lưu chứng từ đang được khai báo và hiện lên cửa sổ thêm mới chứng từ với các thông tin phần đầu phiếu giống như chứng từ đã được khai báo trước đó. Nút “Thêm mới” tương đương với phím tắt F2. – Sao chép chứng từ: Lưu chứng từ đang được khai báo và hiện lên cửa sổ thêm mới chứng từ với các thông tin giống như chứng từ đã được khai đó. Nút “Sao chép chứng từ” tương đương với phím tắt Ctrl+F2. – Ghi lại và thoát: Lưu chứng từ đang được khai báo và thoát khỏi cửa sổ thêm mới. Nút “Ghi lại và thoát” tương đương với phím tắt Ctrl+Enter. – Thoát: Thoát khỏi cửa sổ thêm mới chứng từ. Nút “Thoát” tương đương với phím tắt Escape
	Nút “Sửa chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn thay đổi thông tin về một chứng từ đã có trong danh sách chứng từ. Người sử dụng có thể thực hiện sửa chứng từ mà không cần mở khóa chứng từ, hủy trạng thái Cập nhật sổ cái hoặc duyệt chứng từ. Nút “Sửa chứng từ” tương đương với phím tắt F3.
	Nút “Xóa chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn xóa một hoặc một số chứng từ ra khỏi danh sách chứng từ đã lập. Một chứng từ chỉ được xóa khi đã được mở khóa chứng từ, và hủy trạng thái Cập nhật sổ cái hoặc duyệt chứng từ. Nút “Xóa chứng từ” tương đương với phím tắt F8.
	Ô “Tìm nhanh”: Được sử dụng khi người dùng muốn tìm nhanh đến một chứng từ nào đó trong danh sách chứng từ theo một trong các trường thông tin về chứng từ như Số chứng từ, Diễn giải, Đối tượng. Ô “Tìm nhanh” tương đương với phím tắt F4. Lưu ý: Chương trình sẽ tìm theo trường chứa ô màu đỏ. Ví dụ tôi muốn tìm số chứng từ 004, đầu tiên tôi chọn đến trường Số chứng từ và nhấn F4 để vào ô tìm nhanh. Sau đó tôi đánh số chứng từ đang cần tìm và chọn Enter. Con trỏ sẽ di chuyển tới dòng kết quả
	Nút “Sao chép chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn sao chép chứng từ đang được chọn. Chương trình hiện lên cửa sổ thêm mới chứng từ với nội dung giống như chứng từ được chọn. Nút “Sao chép chứng từ” tương đương với phím tắt Ctrl+F2.
	Nút “Xem trước khi in”: Được sử dụng khi người dùng muốn xem chứng từ trước khi in. Nút “Xem trước khi in” tương đương với phím tắt Crtl + F7
	Nút “In chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn in trực tiếp chứng từ hiện thời. Nút “In chứng từ” tương đương với phím tắt F7.
	Nút “Sửa mẫu chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn sửa mẫu in của chứng từ. Người sử dụng nên tham khảo ý kiến nhà sản xuất trước khi thực hiện chức năng này. Nút “Sửa mẫu chứng từ” tương đương với phím tắt Ctrl+F3.
	Nút “Lọc chứng từ”: Khi chọn chức năng này, chương trình hiện lên cửa sổ “Điều kiện lọc”. Người sử dụng có thể lọc chứng từ theo các điều kiện lọc trên cửa sổ đó. Nút “Lọc chứng từ” tương đương với phím tắt F9.
	Nút “Chi tiết thanh toán theo hóa đơn”: Chức năng này cho phép người sử dụng có thể lựa chọn thanh toán theo hóa đơn. Ví dụ như người sử dụng có thể chọn Phiếu thu, Báo có thanh toán cho Hóa đơn bán hàng, hay Phiếu chi, Báo nợ thanh toán cho Phiếu nhập…v..v..
VAT	Nút “Kê khai hóa đơn giá trị gia tăng”: Được sử dụng khi người dùng muốn kê khai hóa đơn giá trị gia tăng cho chứng từ đang được chọn. Hoá đơn giá trị gia tăng được sử dụng lên báo cáo thuế, hay kết xuất dữ liệu sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế. Nút “Kê khai hoá đơn giá trị gia tăng” tương đương với phím tắt Ctrl+Q
	Nút “Lịch sử chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn theo dõi lịch sử chứng từ của chứng từ đang được chọn. Ví dụ như người lập, người sửa, thời điểm lập, thời điểm sửa, nội dung sửa,…
	Nút “Sao chép chứng từ sang đơn vị cơ sở khác”: Được sử dụng khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc và muốn sao chép chứng từ từ đơn vị này sang đơn vị khác. Nút “Sao chép chứng từ sang đơn vị cơ sở khác” tương đương với phím tắt F6.
	Chức năng “Đánh lại số chứng từ”: Được sử dụng khi người dùng muốn đánh lại số của loại chứng từ đang tác nghiệp. Chức năng “Đánh lại số chứng từ” tương đương với phím tắt Ctrl+F9
	Nút “Thoát”: Được sử dụng khi người dùng muốn thoát khỏi danh sách chứng từ hiện thời. Nút “Thoát” tương đương với phím tắt Esc

Danh sách các chứng từ đã được lập

Hai trường đầu tiên thể hiện trạng thái của chứng từ, với mỗi chứng từ có các trạng thái như sau:

Thông tin	Diễn giải
	Khoá chứng từ
	Mở chứng từ
	Chứng từ đã “Cập nhật sổ cái”
	Chứng từ đã “Duyệt”
	Chứng từ đã “Huỷ”

Trong danh sách chứng từ có các thông tin như Ngày chứng từ, Số chứng từ, Diễn giải, Đối tượng, Tổng tiền…Mỗi thông tin đó gọi là một trường. Tại cửa sổ này chúng ta có thể thực hiện thao tác sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần theo một trong các trường. Muốn sắp xếp tăng dần người sử dụng chỉ cần bấm chuột vào tiêu đề trường cần sắp xếp. Nếu muốn sắp xếp giảm dần thì người sử dụng bấm tiếp chuột một lần tiếp theo.

Cửa sổ bên dưới thể hiện nội dung hạch toán của chứng từ đang được chọn.

Đánh giá nội dung bài viết