Trong công tác kế toán sẽ có lúc người sử dụng có thể sẽ phải chuyển toàn bộ dữ liệu đang có từ một hoặc nhiều file Excel vào phần mềm kế toán. Tuy nhiên việc làm thủ công sẽ mất thời gian, công sức và rủi ro về phần sai lệch dữ liệu.
Tính năng gắn dữ liệu từ Excel giúp người sử dụng chuyển toàn bộ dữ liệu đã có sẵn tại file Excel vào phần mềm kế toán 3TSoft. Để thực hiện gắn dữ liệu vào Excel người sử dụng cần thực hiện:
Bước 1: Tải xuống File mẫu
Lựa chọn và tải xuống file Excel mẫu tùy theo nhu cầu sử dụng
| FILE EXCEL MẪU CÁC DANH MỤC | |
| Danh mục đối tượng, khách hàng | DMDT.xls |
| Danh mục vật tư, hàng hóa, thành phẩm | DMVT.xls |
| Danh mục sản phẩm, công trình | DMSP.xls |
| Định mức sản phẩm, công trình | DINHMUC.xls |
| Danh mục hợp đồng | DMHD.xls |
| Danh mục tài sản cố định | DMTS.xls |
| Danh mục công cụ dụng cụ, chi phí chờ phân bổ | DMCC_CP.xls |
| Danh mục nhân viên | DMNV.xls |
| FILE EXCEL MẪU CÁC SỐ DƯ | |
| Số dư đầu kỳ tài khoản, số dư đầu kỳ công nợ | DAUKYTAIKHOAN.xls |
| Tồn kho đầu kỳ kế toán | TONKHOKETOAN.xls |
| Tồn kho đầu kỳ thực tế | TONKHOTHUCTE.xls |
| Vật tư chưa sử dụng tại phân xưởng đầu kỳ | VATTUTHUA.xls |
| Số dư đầu kỳ tài khoản ngoài bảng | DAUKYTAIKHOAN_NB.xls |
| Chứng từ kế toán ngoài bảng | CTKTNB.xls |
| Chứng từ vật tư ngoài bảng | CTVTNB.xls |
| FILE EXCEL MẪU CÁC CHỨNG TỪ | |
| Phiếu thu, Phiếu chi, Báo có, Báo nợ, Phiếu kế toán | CTKT.xls |
| Chứng từ bù trừ công nợ | CTKTBT.xls |
| Chứng từ nhập mua hàng | PNMH.xls |
| Chứng từ nhập xuất thẳng | PNXT.xls |
| Chứng từ xuất điều chuyển | PXDC.xls |
| Chứng từ hóa đơn bán hàng | HDBH.xls |
| Chứng từ hàng bán bị trả lại | HBTL.xls |
| Chứng từ xuất nguyên vật liệu cho sản phẩm | PXSP.xls |
| Chứng từ nhập lại xuất nguyên vật liệu | PNSP.xls |
| Chứng từ xuất nguyên vật liệu cho công trình | PXCT.xls |
| Chứng từ nhập kho thành phẩm | PNTP.xls |
| Chứng từ xuất lắp ráp | PXLR.xls |
| Chứng từ tách chi tiết | PNLR.xls |
Bước 2: Chuyển dữ liệu
Tiến hành chuyển toàn bộ phần dữ liệu đã có sẵn vào file Excel mẫu của phần mềm vừa tải
Cần lưu ý :
– Tất cả các cột màu đỏ bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin.
– Dữ liệu phải là liên tục, không được để dòng trống trong file.
– Không để link, công thức trong tất cả các nội dung.
– Phải viết hoa các cột mã: mã đối tượng, mã nhóm đối tượng, mã vật tư…
– Cột ngày tháng phải để định dạng Date theo kiểu dd/MM/yy hoặc dd/MM/yyyy.
– Cột số lượng, thành tiền, giá bán, … phải để định dạng Number.
– Các ô có giá trị số mà không có giá trị thì phải điền số 0 chứ không được bỏ trống.
– Font chữ trong file excel nên để Arial để tránh bị lỗi font khi cập nhật vào phần mềm
| CÂP NHẬT DANH MỤC | SỐ DƯ ĐẦU KỲ, TỒN KHO ĐẦU KỲ | CẬP NHẬT CHỨNG TỪ |
|
– Các cột: loại đối tượng, loại vật tư,loại hợp đồng… sẽ theo quy ước trong phần mềm, người dùng có thể xem chức năng tương ứng trong phần mềm để điền cho chính xác
– Riêng đối với danh mục vật tư, hàng hóa, thành phẩm:
|
– Những file thể hiện số dư đầu kỳ và tồn kho đầu kỳ bắt buộc ngày chứng từ phải trước ngày bắt đầu hạch toán.
– Mã đối tượng chỉ nhập khi tài khoản là tài khoản công nợ: đối với mỗi 1 đối tượng công nợ sẽ tương ứng từng dòng excel riêng. – Giá trị số dư:
– Khi nhập giá trị số dư của vật tư, hàng hóa thì bắt buộc mã vật tư, hàng hóa phải đã tồn tại trong phần mềm. – Nếu nhập số dư đầu kỳ vào thời điểm đầu niên độ kế toán thì số dư đầu năm và số dư đầu kỳ là giống nhau. |
– Các ô nội dung: tên tài khoản, mã đối tượng, mã vật tư hàng hóa, mã sản phẩm, mã kho, mã bộ phận, mã hợp đồng (nếu điền) phải đã tồn tại trong danh mục tương ứng trong phần mềm.
– Mã chứng từ tương ứng khi làm dữ liệu trên excel:
|
Chú ý: Trường hợp không cập nhật được cả file excel vào phần mềm, đã kiểm tra tổng quát nhưng không phát hiện được lỗi thì mình sẽ chia nhỏ file excel ra để cập nhật từng phần. Chắc chắn bằng cách này các bạn sẽ tìm ra được phần dữ liệu bị khai báo sai.
Bước 3: Gắn dữ liệu
Trợ giúp -> Cập nhật dữ liệu từ Excel -> ô […] -> Chọn file Excel đã lưu ở Bước 3 -> Chấp nhận
File Excel mẫu gắn dữ liệu vào phần mềm kế toán 3Tsoft
Bước 4: Kiểm tra lại chứng từ
Tiến hành kiểm tra các dữ liệu đã gắn vào phần mềm đã đủ chưa.
Trên là tất cả các bước để thực hiện cập nhật dữ liệu từ Excel vào phần mềm. Nếu gặp vấn đề khi thực hiện xin quý khách vui lòng liên hệ trợ giúp.
(3 phiếu bầu, Xếp hạng: 5,00)
Loading...
